Overview
El propósito del cargo de un Asistente Técnico de Logística es la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística en la Unidad de Respuesta Rápida, a través de las necesidades propias de los proyectos tanto en bienes como en servicios. Su rol contribuye al cumplimiento de los estándares operativos, normativos y financieros, garantizando procesos logísticos eficientes, transparentes, oportunos y alineados con las políticas institucionales y los requisitos de donantes.
Key Responsibilities
- Implementar políticas, SOP, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC.
- Apoyar la implementación del portafolio de la función logística.
- Proporcionar administración logística y soporte básico.
- Preparar y desarrollar informes de estado.
- Asegurar la correcta presentación de documentos de soporte a la unidad financiera.
- Participar en la planificación y entrega de la actividad logística.
- Mantener los registros documentales de la gestión logística.
- Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
- Realizar otras tareas asignadas por el Gerente de Línea.
- Apoyar el desarrollo de análisis de mercado.
- Participar en la planificación de compras del proyecto PPP.
- Ejecutar procesos de compra según lineamientos, políticas y SOP.
- Implementar procesos de compra alternos.
- Hacer uso y registrar datos de procesos en herramientas institucionales.
- Participar en la evaluación de proveedores y asistir con la actualización de la Base de Datos de Proveedores.
- Asegurar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).
- Asegurar la correcta generación, seguimiento y control de contratos con proveedores.
- Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de existencias, y el mantenimiento de almacenes.
- Registrar, mantener y actualizar activos en AR y Agresso.
- Asegurar que solo personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales.
- Supervisar el embalaje, carga y descarga de materiales.
- Garantizar el cumplimiento de normas de seguridad para operaciones de manipulación en almacenes.
- Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
- Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
- Mantener registros de existencias y controles precisos.
- Organizar mano de obra local para recepción y envío de bienes.
- Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar documentos de respaldo.
- Apoyar y capacitar a auxiliares de Bodega y empleados locales.
- Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año.
- Mantener el registro de Notas de Generales de recibo y listados de distribución.
- Preparar documentos para el pago de contratos.
- Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y políticas de NRC.
- Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con documentos y equipos necesarios.
- Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material/equipo.
- Gestionar oportunamente solicitudes de mantenimientos para vehículos.
- Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades.
- Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
- Asegurar que la flota de vehículos esté optimizada.
- Apoyar al Líder de Equipo de Logística en gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad/desempeño de la gestión de la flota.
- Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.
- Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gestión de flota.
- Garantizar el archivo de hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantener comunicación con conductores.
- Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo/combustible; preparar informes estadísticos.
- Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país.
- Ejecutar otras tareas asignadas por la supervisión directa.
Required Experience
- Experiencia mínima de trabajo de 2 (dos) años en funciones de soporte en contextos de ayuda humanitaria.
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
- Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
- Mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
- Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
- Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
Qualifications
• Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas, Administración Logística, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, o similares.
