Overview
Provide administrative and logistical support for the daily management of the project, including document management, procurement processes, and human resources support.
Key Responsibilities
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, incluyendo la redacción de notas, memos, minutas y comunicaciones del proyecto.
- Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y verificar que cumpla con los requisitos para su trámite.
- Apoyar en la preparación de informes administrativos.
- Desempeñar otras funciones dentro de su perfil que contribuyan al funcionamiento eficiente de la oficina y la organización.
- Apoyar a actores del proyecto en temas administrativos conforme a los procesos de la Unidad Coordinadora y normativa del PNUD.
- Proveer apoyo logístico para la ejecución de actividades del proyecto (reuniones, foros, eventos), incluyendo cotizaciones, materiales y coordinación general.
- Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.
- Recopilar, guardar, escanear y mantener archivos físicos y digitales del proyecto.
- Elaborar microcompras y requisiciones con la documentación de respaldo y autorizaciones correspondientes.
- Tramitar solicitudes de compra, pagos de viáticos, contratos, enmiendas y otros requerimientos administrativos.
- Preparar solicitudes de pago asegurando documentación soporte completa.
- Gestionar invoices para pagos a proveedores en Quantum, incluyendo el soporte correspondiente.
- Recopilar y resguardar documentación de soporte para pagos a proveedores.
- Elaborar y dar seguimiento a órdenes de compra e invoices pendientes de pago.
- Gestionar trámites administrativos para la creación de proveedores en la plataforma Quantum.
- Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
- Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas. Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido.
- Garantizar la gestión electrónica del inventario de equipos del proyecto.
- Tramitar el traspaso de activos a la institución, asegurando cumplimiento documental y administrativo.
- Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto.
- Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario.
- Contribuir de manera significativa a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
- Mantener registros organizados de datos del proyecto, actividades de campo, estudios de caso, historias de interés humano, fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción.
Required Experience
- Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia relevante en gestión administrativa de proyectos en organizaciones o empresas (ej. procedimientos, trámites, adquisiciones).
- Experiencia en el manejo de programas computacionales de oficina como Microsoft Office 365 (Word, Excel y Power Point).
- Experiencia en gestión de archivos físicos y digitales.
- Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
- Experiencia elaborando informes periódicos (mensuales, trimestrales y anuales) sobre el estado administrativo de un proyecto, organización o empresa.
- Experiencia en el manejo de procesos administrativos de compras como la preparación de solicitudes de pago y contratación de servicios acompañadas de la documentación de respaldo.
- Experiencia con roles de atención al público.
Qualifications
- Educación secundaria (Completa).
- Estudios universitarios (Título de Licenciatura) en Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, se dará debida consideración pero no es un requisito.
