Overview
Le poste est basé dans le Bureaux de Terrain (FO) de Kankan, en Guinée. Le/la titulaire du poste est responsable de la mise en œuvre d’un ensemble de processus de support opérationnel couvrant l’administration, la finance, les ressources humaines et la gestion des actifs (GEMS).
Key Responsibilities
- Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité.
- Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d'une gestion efficace des ressources.
- Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d'autres domaines pertinents.
- Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies.
- Être le premier point de contact pour les questions internes.
- Prendre part et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques.
- Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail.
- Fournir un soutien administratif pour la préparation d'initiatives inter-agences.
- Assurer la liaison avec d'autres fonctions et des contractants tiers.
- Surveiller et analyser les dépenses mensuelles.
- Vérifier et traiter les demandes de paiement, avances et factures fournisseurs.
- Extraire, vérifier et analyser les données issues des systèmes et signaler toute anomalie ou incohérence.
- Gérer les actifs du bureau via le système GEMS.
- Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d'urgence.
Required Experience
- Avoir au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire ou dans la Gestion des Services et le support administratif, avec des responsabilités progressives.
- Possède une expérience dans la collecte et le suivi de données financières sur des projets et programmes, dans l'évaluation de la santé et de l'état financier, ainsi que dans le rapport des résultats aux cadres supérieurs.
- A démontré sa compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion des agences des Nations Unies ou des ONG.
- Avoir de l'expérience dans la collecte de données et la préparation d'analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d'autres domaines similaires.
- A soutenu le personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
- A l'expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
Qualifications
- Être titulaire d’une licence ou d’un BTS dans les domaines de la gestion, des finances, de l’audit, de la comptabilité, des ressources humaines.
- Bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office, Excel avancé)
- Sens aigu de la confidentialité et de l’intégrité
