Overview
L'Assistant(e) aux achats fournira un appui général aux activités du service achats, notamment dans la préparation des documents d'achats, le soutien aux processus de sélection et d'évaluation, et la gestion administrative des contrats.
Key Responsibilities
- Appui à la préparation des documents standards d’achats (RFQ, ITB, RFP) sous guidance de l’équipe
- Appuyer la mise en forme et la relecture des dossiers d’achats afin d’assurer leur conformité administrative
- Aider à la compilation des pièces nécessaires aux différents processus de passation de marchés
- Appuyer la préparation des documents d’ouverture et d’évaluation des offres
- Participer aux sessions d’évaluation en tant qu’observateur(trice), lorsque pertinent et autorisé
- Contribuer à la documentation des étapes du processus d’évaluation
- Soutenir les recherches initiales pour l’identification de fournisseurs potentiels
- Contribuer à la collecte d’informations de base dans le cadre des études de marché
- Aider au suivi des échanges avec les fournisseurs pour la réception de documents ou clarifications
- Assister dans la préparation des bons de commande et projets de contrats
- Contribuer à la mise à jour des informations contractuelles sous supervision
- Appuyer le suivi administratif des engagements contractuels en cours
- Aider à la saisie et à la mise à jour des données dans les systèmes d’achats (ex. ERP/OneUNOPS)
- Contribuer à l’actualisation des tableaux de suivi des achats et des contrats
- Appuyer le suivi de base des indicateurs et échéances liés aux achats
- Assister dans l’organisation et le classement des dossiers d’achats (formats papier et électronique)
- Contribuer au maintien d’un système d’archivage structuré et accessible
- Appuyer la conservation des documents conformément aux procédures internes
- Contribuer à la préparation de notes de synthèse et rapports simples liés aux activités d’achats
- Fournir un appui administratif général à l’équipe selon les besoins opérationnels
- Participer aux tâches de coordination interne pour faciliter le bon déroulement des activités
Required Experience
De un (01) mois à un (01) an d’expérience professionnelle, au niveau national et/ou international, dans les domaines du marketing, des achats, de la finance, de la chaîne d’approvisionnement, de l’administration des affaires ou dans un domaine équivalent, ou dans d’autres programmes pertinents. Des compétences et/ou une expérience en intelligence artificielle sont requises. Une expérience dans le secteur du développement constitue un atout.
Qualifications
Bachelor's degree in Marketing, Achats, Finance, Chaîne d’approvisionnement, Administration des affaires ou domaine équivalent.
