Overview
Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos así como las normas y políticas internas.
Key Responsibilities
- Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.
- Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio.
- Consolida, distribuye, recepciona y envía documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos.
- Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades con las que se coordinan acciones programáticas.
- Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP.
- Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas.
- Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.
- Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
- Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinación interinstitucional.
- Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.
- Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
- Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
- Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio.
- Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución).
- Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
- Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados.
- Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.
- Dar el apoyo requerido en las acciones de respuesta a la emergencia, de acuerdo a los planes y protocolos establecidos.
Required Experience
Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.
Qualifications
Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
