Overview
Le/La Volontaire des Nations Unies (VNU) national(e), Assistant(e) à l’administration – Service d’appui, contribuera à la gestion efficace des fonctions administratives nécessaires à la mise en œuvre des programmes et projets d’ONU-Habitat en RDC.
Key Responsibilities
- Contribuer à la coordination des services opérationnels nécessaires à la mise en œuvre des projets.
- Assurer le suivi des besoins opérationnels des équipes de programme.
- Faciliter la communication entre les unités de programme et les services d’appui.
- Appuyer le fonctionnement administratif quotidien du bureau.
- Participer à l’organisation des réunions, ateliers, conférences et événements officiels.
- Préparer les correspondances administratives, procès-verbaux et documents de travail.
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers administratifs.
- Appuyer le suivi des inventaires et des actifs du bureau.
- Participer à la réception, au stockage et à la distribution des équipements et fournitures.
- Mettre à jour les registres des actifs et contribuer aux inventaires périodiques.
- Soutenir l’organisation logistique des missions et activités de terrain.
- Assister dans la préparation des demandes d’achats et de la documentation requise.
- Assurer le suivi des livraisons auprès des fournisseurs.
- Mettre à jour les outils de suivi des achats et des contrats.
- Appuyer l’administration des contrats de services.
- Organiser les dispositions administratives liées aux missions du personnel.
- Préparer les documents de voyage et les dossiers de mission.
- Assurer le suivi logistique des déplacements sur le terrain.
- Contribuer au bon fonctionnement des locaux et équipements du bureau.
- Assurer le suivi des fournitures de bureau et des besoins de maintenance.
- Veiller à la disponibilité des services nécessaires au fonctionnement du bureau.
- Appuyer la préparation et la coordination logistique des formations, ateliers et consultations.
- Gérer les inscriptions des participants et les aspects logistiques.
- Contribuer à la préparation des rapports d’activités et de mission.
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi des services d’appui.
- Préparer des rapports périodiques sur les activités opérationnelles.
- Contribuer à la collecte et à la consolidation des données de gestion.
- Veiller au respect des procédures administratives et opérationnelles d’ONU-Habitat.
- Contribuer au renforcement de la transparence et de la redevabilité.
- Participer à l’identification et à la mitigation des risques opérationnels.
- Promouvoir les valeurs du volontariat, de l’inclusion et de l’égalité des genres.
- Contribuer au partage des connaissances et à l’amélioration continue des processus.
- Exécuter toute autre tâche confiée par le superviseur.
Required Experience
1 month
Qualifications
Bachelor's degree in Licence （Bacc+3） en: sciences économiques et de gestion; gestion des entreprise, sciences commerciale, administration, logistique et tout autre domaine similaire. Tout autre diplôme universitaire assorti d’une formation certifiante pertinente ou d’une expérience pertinente dans le domaine du poste.
