Overview
O Assistente de Apoio à Gestão de Projetos apoiará a execução de transações e processos administrativos e operacionais necessários para a implementação e o monitoramento eficazes dos projetos.
Key Responsibilities
- Fornecer suporte administrativo para o planejamento, implementação, monitoramento e relatórios do projeto.
- Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento do projeto.
- Apoiar a preparação e formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reuniões.
- Garantir o arquivamento, organização e armazenamento adequados da documentação do projeto.
- Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre as tarefas atribuídas.
- Auxiliar na organização logística de reuniões, workshops, conferências e eventos.
- Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens.
- Fazer o contato com fornecedores e participantes sobre questões logísticas.
- Fazer o contato e o acompanhamento com especialistas no assunto e demais membros da equipe do projeto.
- Compilar e verificar documentações de suporte, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e administração de contratos.
- Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de compras e pagamentos.
- Apoiar a manutenção de registros de compras e transações administrativas.
- Solicitar e acompanhar os processos de compras e pagamentos.
- Apoiar a organização de sessões de treinamento e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
- Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).
- Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas.
Required Experience
Experiência relevante em apoio a gestão de projetos ou áreas similares. Proficiência comprovada no uso de ferramentas de colaboração e produtividade, como MS Office, G-Suite, entre outras, e de sistemas de gestão baseados na web. Alguma experiência de trabalho em organização do Sistema das Nações Unidas poderá ser considerada um diferencial. Experiência comprovada em apoio à gestão de projetos, preferencialmente em organizações internacionais, instituições do setor público ou contextos de cooperação. Experiência demonstrada na elaboração de relatórios técnicos, apresentações e documentos institucionais. Experiência na organização de reuniões e eventos. Experiência no monitoramento de atividades e na sistematização de informações.
Qualifications
Obrigatório: Ensino médio completo, ou equivalente, com 4 (quatro) anos de experiência relevante; ou Graduação, ou equivalente, em Relações Internacionais, Administração Pública, Ciências Sociais ou áreas correlatas, com 0 (zero) ano de experiência relevante.
