Overview
Apoyar las operaciones de la oficina mediante la ejecución de diversos procesos administrativos estándar, garantizando altos niveles de calidad y precisión en el trabajo realizado.
Key Responsibilities
- Brindar apoyo administrativo y logístico para la implementación de programas y proyectos.
- Coordinar las misiones oficiales, incluyendo la gestión de viáticos (DSA), boletos aéreos y otros arreglos logísticos.
- Preparar la documentación necesaria para reuniones y eventos.
- Apoyar la organización, coordinación logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones de trabajo, actividades con partes interesadas y otros eventos vinculados a programas y proyectos.
- Colaborar en el abastecimiento de materiales de oficina, incluyendo el control y distribución de suministros.
- Apoyar la gestión de bienes e inventario institucional de programas y proyectos.
- Mantener actualizada la base de datos de inventario y elaborar los reportes correspondientes.
- Coordinar el mantenimiento y reparación de activos institucionales cuando sea necesario.
- Mantener actualizados los registros relacionados con las instalaciones de la oficina y actividades de mantenimiento.
- Administrar el sistema de archivo institucional, garantizando el adecuado resguardo de documentación y materiales confidenciales.
- Brindar apoyo al personal en tareas de archivo, fotocopiado y mantenimiento de registros.
- Apoyar la elaboración y actualización del Plan de Adquisiciones de programas y proyectos.
- Apoyar los procesos de contratación de bienes y servicios requeridos para la ejecución de programas y proyectos.
- Brindar apoyo administrativo a la gestión y seguimiento de contratos.
- Gestionar los requerimientos de adquisiciones y contrataciones vinculados a eventos, actividades programáticas, comunicación y visibilidad.
- Brindar apoyo operativo a los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de la Oficina de Representación cuando sea requerido.
- Apoyar la gestión administrativa y financiera de acuerdos con organizaciones socias implementadoras.
- Revisar formularios FACE, liquidaciones de gastos, descargos y documentación de respaldo financiero presentada por las organizaciones socias.
- Dar seguimiento a observaciones y requerimientos de documentación en coordinación con las áreas programáticas.
- Mantener el control documental de los acuerdos y apoyar los procesos de rendición de cuentas, auditorías y cumplimiento de las normas de ONU Mujeres.
- Desempeñar otras funciones relacionadas con su perfil funcional que sean requeridas para garantizar el funcionamiento eficiente de la Oficina y de ONU Mujeres.
Required Experience
Se requieren al menos tres (3) años de experiencia progresivamente responsable en áreas de administración, finanzas, adquisiciones (Procurement) o apoyo logístico. Se requiere experiencia en el uso de aplicaciones informáticas, paquetes de software como Microsoft Office y sistemas de gestión basados en plataformas web.
Qualifications
Se requiere haber completado la educación secundaria. Se valorará contar con una licenciatura en Administración de Empresas o Administración Pública.
