Overview
Supporter le Département People & Culture de l’Organisation dans les suivis administratifs liés à la gestion du staff et la prise en charge du personnel et de la culture organisationnelle.
Key Responsibilities
- Définir les stratégies de gestion du personnel en coordination avec le People & Culture Manager.
- Travailler sur la mise à jour et l’implémentation des politiques et procédures internes.
- Fournir une assistance au personnel dans l’application des textes, procédures et politiques.
- Faire le suivi de l’application effective et consistante des décisions administratives.
- Appuyer dans le processus d’évaluation des performances du personnel.
- Gérer tous les aspects légaux en relation aux ressources humaines en conformité avec le Code du Travail Haïtien.
- Réaliser occasionnellement des travaux de traduction (écrit) entre l’anglais, le créole et le français.
- Assurer la communication interne entre la direction et le staff.
- Tenir et mettre à jour les statistiques concernant le personnel.
- Travailler avec les chefs des départements afin de définir un plan de développement pour les employés.
- Assurer le suivi des formations réalisées.
- Supporter les Unités de Programme (visite de terrain).
- Préparer le Payroll mensuel en conjonction avec l’équipe de finance.
- Traiter les heures supplémentaires.
- Effectuer le payroll des employés temporaires.
- Assurer la distribution des fiches de paie aux employés.
- Assurer l’administration du logiciel des Ressources Humaines (HRIS, GRH).
- Insérer tout nouvel employé dans le système des Ressources Humaines.
- Former tout nouvel employé sur l’utilisation du système HRIS.
- Faire des séances de formation de rappel sur l’utilisation du système.
- Appuyer dans le processus de recrutement du personnel.
- Participer à l’élaboration et à la diffusion des annonces d'emploi.
- Planifier et /ou participer aux entretiens d’embauche.
- S’assurer que la procédure de recrutement est respectée.
- Elaborer les rapports d’entretien.
- Effectuer les vérifications anti-terroristes.
- Préparer les offres d’emploi.
- Effectuer les vérifications de références professionnelles des candidats.
- Assurer le montage du dossier individuel de staff.
- Planifier et Coordonner l’orientation du personnel nouvellement recruté.
- Assurer les suivis de fin de période de probation.
- Préparer les lettres de confirmation de poste.
- Rédiger les contrats de travail.
- Effectuer la tenue des dossiers.
- Gérer le fonds de pension de l’organisation.
- Gérer le système d’assurance vie et maladie de l’organisation.
- Préparer le rapport des évaluations annuelles.
- Préparer les lettres de travail pour les employés.
- Tenir à jour le rapport des congés du personnel.
- S’assurer de faire le suivi des contrôles de casier judicaire des nouveaux venus.
- S’assurer que tout employé, visiteurs, collègues de bureaux externes suivent une introduction sur la Politique de sauvegarde.
- Réaliser conjointement avec l’équipe de Sauvegarde la formation à l’attention du staff, des stagiaires et volontaires.
- Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou sur les cas sensibles relatifs à la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes.
- Faire le suivi avec les membres du personnel qui auraient eu des allégations.
- Assigner la tache de points focaux de sauvegarde à qui de droit.
- S’assurer que le staff suit des formations sur la sauvegarde de l’enfant.
- Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs.
- Suivre les introductions, formations sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes.
- Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes.
- Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités ou Plan International ou encore d’autres entités.
- Rapporter tout fait avéré, allégations ou suspicions de harcèlement sexuel ou de violence basée sur le genre à l’encontre d’un enfant parrainé.
- Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence.
- Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP).
- Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur direct ou leur délégué.
- Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées.
Required Experience
- Expériences dans le domaine de l’administration/ gestion du personnel
- Connaissance des procédures de recrutement
- Familiarité avec le Code du travail en Haïti, les processus et les acteurs en contextes des ressources humaines (ONA, OFATMA, Compagnies d’assurances privées, etc.)
Qualifications
Diplôme universitaire (BAC + 3) en Administration/Gestion des Ressources Humaines
