Overview
Appuyer le processus d’acquisition des biens et services conformément aux procédures et règles de l’organisation. Le titulaire travaillera sous la supervision directe de l’Administrateur chargé de l’administration.
Key Responsibilities
- Appuyer le processus d’acquisition des biens et services conformément aux procédures et règles de l’organisation.
- Recevoir, examiner et traiter les demandes d’achat (Purchase Requests/PR) soumises par les différents services.
- Préparer les dossiers d’approvisionnement (demandes de cotation, appels d’offres, tableaux de comparaison des offres et documents de justification).
- Assurer le suivi des processus de passation des marchés depuis la demande d’achat jusqu’à la réception des biens ou services.
- Appuyer la recherche, la sélection et le suivi des fournisseurs/prestataires conformément aux procédures en vigueur.
- Maintenir à jour la base de données des fournisseurs et les outils de suivi des achats.
- Assurer le suivi des bons de commande (Purchase Orders/PO) et veiller au respect des délais de livraison.
- Coordonner avec les services demandeurs, la logistique, les finances et les autres unités concernées pour faciliter les processus d’achat.
- Appuyer la vérification des documents administratifs et commerciaux des fournisseurs.
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers d’achat et des pièces justificatives.
- Préparer les rapports et tableaux de suivi des activités d’approvisionnement.
- Identifier et signaler les éventuels retards ou difficultés affectant les processus d’achat.
- Veiller au respect des principes de transparence, de concurrence équitable et de conformité dans les processus d’approvisionnement.
- Fournir un appui administratif au service Procurement dans le cadre des opérations de riposte.
- Exécuter toute autre tâche liée aux approvisionnements selon les besoins du programme.
Required Experience
Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue. Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.
Qualifications
Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion. Bac +2 en Administration et en gestion.
