Overview
Appuyer l'organisation et la coordination des déplacements du personnel, y compris la préparation et le traitement des demandes de voyage, les réservations et le suivi des itinéraires.
Key Responsibilities
- Appuyer l’organisation et la coordination des déplacements du personnel (missions, déploiements, rotations et voyages officiels).
- Préparer et traiter les demandes de voyage conformément aux procédures et autorisations en vigueur.
- Effectuer les réservations de billets d’avion, d’hébergement et autres arrangements logistiques liés aux déplacements.
- Assurer le suivi des itinéraires de voyage et informer les voyageurs des détails nécessaires avant leur départ.
- Coordonner avec les agences de voyage, compagnies aériennes et prestataires de services pour la gestion des déplacements.
- Préparer et suivre les documents administratifs liés aux voyages (autorisations, ordres de mission, pièces justificatives, etc.).
- Appuyer la préparation des demandes d’indemnités et de remboursements liés aux missions, en collaboration avec les services concernés.
- Assurer le suivi des changements, annulations ou modifications des plans de voyage.
- Tenir à jour les bases de données et outils de suivi des déplacements du personnel.
- Veiller au respect des politiques et procédures de voyage de l’organisation.
- Fournir un appui aux membres du personnel pour toute question relative aux arrangements de voyage.
- Préparer des rapports de suivi sur les déplacements effectués selon les besoins.
- Assuer le classement et l’archivage des documents relatifs aux voyages.
- Appuyer toute autre tâche administrative liée aux déplacements du personnel dans le cadre de la riposte.
Required Experience
05 ans d'expérience a des postes administratifs dont au moins 5 ans d'expérience dans une agence de voyage ou compagnie aérienne. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s'appliquent aux taches à accomplir. Une expérience dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparente serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
Qualifications
Minimum Diplôme de fin d'études secondaires ou formation technique équivalente suivi d’une formation en agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie. Une licence professionnelle ou BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également souhaitées.
