Overview
The role supports administrative and financial processes to facilitate efficient field operations, ensuring compliance with WFP rules and regulations.
Key Responsibilities
- Reunir información para la redacción de documentos y preparación de informes.
- Responder a consultas y remitirlas a niveles superiores.
- Apoyar el procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias.
- Revisar y corregir documentos estándar.
- Mantener sistemas y archivos estándar.
- Detectar discrepancias sencillas en estadísticas y datos.
- Encargarse de la integridad de los datos.
- Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarias de apoyo operativo.
- Trabajar con una gran variedad de personas.
- Desarrollar procesos de compras de NFI menores de $5K.
- Realizar el compromiso financiero dentro del período (SES/GRN).
- Verificar mensualmente las facturas de los proveedores.
- Manejar contratos con proveedores de servicios.
- Gestionar solicitudes de viaje nacionales terrestres, aéreos y fluviales.
- Gestionar mensualmente las exoneraciones fiscales.
- Gestionar el mantenimiento de las instalaciones de la oficina.
- Manejar y controlar la flota y lanchas.
- Gestionar la recepción y envíos de documentos y paquetería.
- Gestionar control y manejo de inventarios de los activos asignados.
- Manejar la caja chica y de adelantos operacionales.
- Brindar apoyo en aspectos administrativos para la organización de eventos y talleres.
- Realizar cualquier otra función enmarcada al área de administración.
Required Experience
Cinco años como mínimo de experiencia laboral demostrada en actividades administrativas. Deseable: Conocimiento de políticas administrativas PMA. Experiencia de trabajo con Organismos Internacionales, Embajadas o Sistema ONU.
Qualifications
Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en Administración o carreras afines.
